不動産の業者間で個人情報を扱う注意点｜共有してよい範囲と記録

個人情報保護法では、事業者が個人データを第三者に提供するには、原則として本人の同意が必要とされています。業者間で申込書や顧客情報を渡す行為は、この第三者提供にあたる場合があります。例外や、委託・共同利用として扱える場面もありますが、どれに当たるかは状況で変わります。

宅地建物取引業法にも、業務上知り得た秘密を正当な理由なく漏らしてはならないという守秘の定めがあります。退職した後も同じです。法令の要件は改正されることがあるため、国が公表しているガイドラインなどで最新の案内を確認してください。

• 本人の同意：他社へ渡す前に、何を、どこへ、何のために渡すかを伝えて了承を得る
• 利用目的：取得時に示した目的の範囲で使う
• 安全管理：漏えいや紛失を防ぐ手段をとる
• 提供の記録：第三者に提供したときや受け取ったときの記録が求められる場合がある

同意は、渡す直前ではなく、情報を受け取る段階で取るのが無理のない流れです。申込書や来店時の受付票に、他社へ情報を渡す場面があることを書いておき、その場で説明します。口頭だけの了承は、後から確かめる手段がありません。

1. 渡す先：どの会社に渡すか、元付け会社・管理会社・保証会社など相手を示す
2. 渡す目的：入居審査、物件の申込、紹介先での相談など用途を伝える
3. 渡す項目：氏名・連絡先・勤務先・収入など、どこまで渡すかを伝える
4. 同意の残し方：書面や記録に残る形で了承を得る

目的の外で使わない。これが基本線です。審査のために受け取った情報を、別物件の営業に転用するのは避けます。目的が変わるときは、改めて本人に説明して了承を得ます。

同意があっても、渡す項目は目的に必要な範囲に絞ります。物件確認の段階で、お客様のフルネームや勤務先まで伝える必要はありません。段階ごとに渡す情報を分けて考えると、渡しすぎを防げます。

• 物件確認の段階：人数や入居時期など、条件の確認に要る情報にとどめる
• 申込の段階：申込書に記載された項目を、決めた手段で渡す
• 審査の段階：審査に必要な書類を、求められた範囲で渡す
• 契約後：引き継ぎに必要な連絡先など、管理に要る項目に限る

身分証や収入を示す書類の写しは、特に慎重に扱います。在留カードなど本人確認書類の写しを受け渡す場面でも、本人の了承を得て、必要な範囲にとどめ、自社の個人情報の取り扱いに沿って保管してください。

業者間の情報のやり取りは、メール・FAX・チャット・紙の受け渡しなど手段がばらばらになりがちです。担当者ごとに手段が違うと、どこに何が残っているか分からなくなります。会社として手段を決め、全員でそろえます。

• 送信手段：個人のアカウントや私物の端末を使わず、会社で決めた手段に限る
• 添付の扱い：申込書などはアクセス権を絞った共有の仕組みを社内規程に沿って使う
• 宛先の確認：送信前に宛先と添付を二人で確かめる運用も検討する
• FAXの誤送信：番号の登録を見直し、送信前に番号を読み上げて確認する

受け取る側としての配慮も同じです。他社から届いた申込書を、関係のない社員が見られる場所に置かない。受け取った情報の扱いは、自社が送るときと同じ水準で考えます。

共有した後の管理まで決めて、ようやく一連の流れが閉じます。保存期間や記録の方法は、法令で求められる内容と自社規程に沿って決めてください。

• 提供の記録：いつ、どの会社へ、何を渡したかを残しているか
• 受領の記録：他社から受け取った情報の出どころを残しているか
• 保管場所：紙と電子データの置き場所が決まっているか
• 削除の時期：不要になった情報を消す時期と方法が決まっているか
• 漏えい時の対応：誤送信などが起きたときの報告先と手順が決まっているか

業者間のやり取り全般のマナーは「業者間流通の基本｜物件確認・案内依頼・申込連絡のマナーとNG行動」で整理しています。

同業者と知り合う場として、ツナガるが東京都内で定期開催している不動産交流会の予定を不動産交流会（東京）の開催予定・実績ページからご確認ください。

個人情報の事故は、悪意より手順の抜けから起きやすいものです。情報を受け取る段階で他社へ渡す可能性を説明して同意を残し、段階ごとに必要な項目だけを、会社で決めた手段で送り、記録と削除の時期を決めてください。今週のうちに、自社の申込書に同意の欄があるかを確かめるところから始めると、全体の見直しにつながります。

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