不動産の電子契約を業者間で進めるには｜相手との合意と社内準備の手順

業者間の電子契約とは、取引先の不動産会社や管理会社との間で交わす書面を、電子データで締結・保管する運用のことです。お客様との契約とは別に、業務委託や媒介に関わる取り決め、覚書など、同業者との書面は意外に多くあります。

この領域の難しさは、自社の都合だけでは決められない点にあります。相手が使う仕組み、社内の決裁の流れ、紙の原本を求める慣習がそれぞれ違うため、導入はシステム選びより先に、相手との話し合いから始まります。

• 対象書類：どの書面を電子化の候補にするか
• 相手の状況：取引先が電子での締結に応じられるか
• 社内の流れ：誰が内容を確認し、誰が締結の操作をするか

最初に、自社が業者間で交わしている書類を一覧にします。書類ごとに、電子での締結や交付が認められているか、相手方や関係者の承諾が必要かといった条件が異なる場合があります。

対象範囲は法令の改正で変わることもあるため、最新の公的情報と自社規程を確認し、判断に迷う書類は専門家に相談したうえで候補を決めてください。ここを自己判断で広げると、後で書面を作り直す手間が生じます。

一覧に書いておきたい項目

• 書類名：覚書、業務委託の取り決め、精算に関する書面など
• 相手先：主に交わしている取引先の業者名（社内用）
• 頻度：月に何件程度発生するか
• 確認結果：電子化の候補か、専門家への確認待ちか

候補の書類が決まったら、その書類を多く交わす取引先から順に相談します。いきなり「次回から電子で」と通知するのではなく、相手の社内で電子での締結に応じられるか、使える仕組みに制限があるかを先に聞くのが礼儀です。

1. 打診：電子化を考えている書類と理由を伝え、相手の意向を聞く
2. 確認：相手の決裁の流れと、受け取り方の希望を聞き取る
3. 試行：一件だけ電子で交わし、操作や届き方に問題がないか確かめる
4. 合意：今後どの書類を電子で交わすかを、相手と書面やメールで残す

相手が紙を希望する場合は、無理に押し付けず併用を続けます。業者間の関係は長く続くものなので、手続きの効率よりも相手の事情を尊重した進め方のほうが、結果として話が早くまとまります。

取引先とのやり取りの基本は「業者間流通の基本｜物件確認・案内依頼・申込連絡のマナーとNG行動」でも整理しています。

電子契約では、紙の回覧と押印で済んでいた確認の流れを、画面上の操作に置き換えることになります。誰が内容を確認し、誰が締結の操作をするのかを決めておかないと、担当者の判断だけで書面が出ていく状態になりかねません。

• 確認者：内容を確認する担当と、締結を承認する責任者を分ける
• 権限：締結の操作ができる人を限定し、退職や異動時の扱いも決める
• 保管：締結済みの書類を探しやすい名前と場所で保管する
• 記録：いつ誰が操作したかを後から確認できるようにしておく

保存期間や保存方法に決まりがある書類もあるため、保管ルールは法令と自社規程を確認し、必要に応じて専門家の意見を求めて定めてください。

導入直後は、紙と電子が混在します。この時期に多いのは、どの取引先とどちらで交わすのかが社内で共有されず、相手に二度手間をかけてしまうことです。取引先ごとの方式を一覧に残し、担当者が迷わない状態にしておきます。

また、相手の担当者が変わると、合意していた方式が引き継がれていないこともあります。新しい担当者には一度連絡を入れ、方式を確認し直すと行き違いを防げます。問題が出たら一件ごとに原因を記録し、手順を少しずつ直していく姿勢で十分です。

社内でも、紙に慣れた人ほど操作に戸惑います。最初の数件は慣れた担当者が横について一緒に操作し、迷いやすい画面をメモに残しておくと、次の人が同じところで止まらずに済みます。

電子契約の導入は、一度に切り替えないことが肝心です。対象になる書類を確認し、取引先と合意してから試し、社内の承認と保管の方法を決める。この順を守れば、取引先を戸惑わせずに進められます。法令の対象範囲は、最新の公的情報と専門家で確かめてください。相手の事情はさまざまです。紙との併用も残しておきましょう。

書面のやり取りを相談できる取引先は、普段の顔の見える関係から生まれます。ツナガるが東京都内で定期開催している不動産交流会の予定は不動産交流会（東京）の開催予定・実績ページからご確認いただけます。

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