IT重説を業者間で進めるには｜共同仲介での準備と役割の分担

IT重説は、テレビ会議などのITを使って行う重要事項説明です。説明の中身は対面と変わりません。変わるのは、書類の渡し方と、画面越しに確認する手順が加わる点です。

共同仲介では、関与する各社がそれぞれ重要事項説明の責任を負うと考えるのが一般的です。説明を一人の宅地建物取引士が代表して行う場合も、書面の内容は双方で確認し合います。責任の範囲は国土交通省の「宅地建物取引業法の解釈・運用の考え方」で確かめられます。最新の案内を確認してから進めてください。

国土交通省の示す考え方では、IT重説を対面と同じ扱いにするために、次のような要件が挙げられています。

• 通信環境：図面などの書類と説明が十分に理解できる程度に映像が見え、双方の音声が聞き取れ、双方向でやりとりできること
• 書類の事前交付：重要事項説明書と添付書類を、説明の前に相手方へ交付していること（電磁的方法による提供は相手方の承諾が必要）
• 開始前の確認：相手方が書類を手元で確認でき、映像と音声に問題がないことを説明の前に確かめること
• 宅地建物取引士証の提示：画面上で提示し、相手方が視認できたことを確認すること

説明の途中で映像や音声に不具合が出た場合は、説明を中断し、解消してから再開します。要件は改定されることがあるため、実施前に国土交通省の実施マニュアルなど最新の案内を確認してください。

要件を満たす作業を、どちらの会社が受け持つかを決めます。曖昧なまま当日を迎えると、書類が届いていない、宅地建物取引士証の提示を誰がするか分からない、といった事態になります。

• 説明担当：どちらの会社の宅地建物取引士が説明するか
• 書面の作成と確認：誰が作り、もう一方がいつまでに確認するか
• 書類の送付：誰が、どの方法で、いつまでに相手方へ届けるか
• 通信の手配：会議の招待と接続テストを誰が受け持つか
• 当日の記録：録画の有無と、録画する場合の同意の取り方

分担はメールなど記録が残る形で共有します。口頭だけの約束は避けます。お客様の氏名や連絡先を相手方の会社と共有するときは、本人の了承を得て必要な範囲にとどめ、自社の個人情報の取り扱いに沿って保管してください。

1. 相手方の意向確認：IT重説を希望するか、通信環境と端末があるかを聞く
2. 書面の確定：重要事項説明書を双方で確認し、内容を確定させる
3. 書類の送付：確定した書類を相手方へ交付し、届いたことを確かめる
4. 接続テスト：前日までに映像と音声、画面共有の動作を試す
5. 当日の開始前確認：書類が手元にあるか、映像と音声に問題がないかを確かめる
6. 説明と記名：宅地建物取引士証を提示し、説明後に必要な手続きを進める

手順3の書類の送付は、到着の確認までを一つの作業と考えます。郵送なら追跡できる方法を選び、電磁的方法なら開封できたかを相手方に確かめます。ここが抜けると当日に説明を始められません。

準備が整っていても、当日に慌てる場面はあります。起きやすいものを先に知っておくと、対応を事前に決めておけます。

• 書類の版違い：修正前の書面を送ってしまい、画面の資料と食い違う
• 参加者の増減：相手方の家族や共同購入者が急に加わる
• 通信の途切れ：説明の途中で映像が止まり、どこまで説明したか分からなくなる
• 質問の持ち帰り：その場で答えられない質問を、どちらが回答するか決まっていない

途切れたときに再開する箇所を、説明担当が手元で記録しておくと安心です。持ち帰った質問は、回答する会社と期限をその場で決めます。業者間のやりとりの基本は共通しています。

業者同士の連絡のマナーは、「業者間流通の基本｜物件確認・案内依頼・申込連絡のマナーとNG行動」で整理しています。

IT重説の成否は、当日より前の分担で決まります。説明担当、書類の送付、接続テスト、記録の方法を一覧にして、共同仲介の相手と共有しておきましょう。要件は最新の案内を確認したうえで、自社の手順書に落とし込んでおくと次の案件で迷いません。

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