共同仲介で重要事項説明を分担するときの確認点｜業者間で決めておくこと

共同仲介の重要事項説明は、物件の調査、書面の作成、内容の確認、買主への説明という流れで進みます。2社が関わる分、各工程を誰が受け持つかを決めないと、同じ調査を二重に行ったり、逆に誰も調べていない項目が残ったりします。

• 調査：役所調査、法務局での確認、現地確認、管理会社への照会など
• 書面作成：調査結果をもとに重要事項説明書の案を作る工程
• 最終確認：作成した書面を双方の業者が読み合わせ、修正する工程
• 説明と記名：買主への説明と、書面への記名の扱い

どの工程を誰が担うかは案件ごとに異なります。物件を預かっている元付け側が作成を受け持つ場合もありますが、決まった形があるわけではありません。だからこそ、最初の段階で言葉にして合意しておく必要があります。

分担の話し合いは、申込が入った直後に行うのが理想です。契約日から逆算して、次の5項目を確認しておきます。

1. 作成担当：重要事項説明書の案をどちらの業者が作るか
2. 調査の分担：役所・法務局・現地・管理会社のどれを誰が調べるか
3. 資料の受け渡し：調査資料や書面案をいつまでに、どの方法で共有するか
4. 最終確認の方法：読み合わせを対面・電話・書面のどれで行うか
5. 説明と記名の扱い：誰が説明し、記名をどうするかを法令に沿って確かめる

決めた内容は、メールやチャットで送り返して記録に残してください。担当者が休んだときや、契約直前に修正が入ったときにも、誰が何をするかがすぐに分かります。

分担を決めても、期限がなければ作業は後ろ倒しになります。契約日を起点に、各工程の締め切りを双方で共有しておくと、慌てて読み合わせをするような事態を避けられます。

契約日から逆算した進め方の例

1. 申込直後：分担と連絡窓口を決め、調査に着手する
2. 調査完了：資料を共有し、作成担当が書面案をまとめる
3. 書面案の共有：もう一方の業者が読み込み、疑問点を返す
4. 読み合わせ：修正点を反映し、最終版を双方で確定する
5. 契約前：確定版を買主に事前に渡せるかを検討し、説明に備える

各工程の期間は物件の種類や調査の量で変わります。役所調査に時間がかかりそうな物件や、管理会社の回答待ちが出そうな物件は、早めに着手を共有しておくと安心です。

読み合わせの段階では、書面の誤字よりも、調査結果と書面の記載が一致しているかに目を向けてください。作成担当ではない側の業者が、自分の調べた内容が正しく反映されているかを確かめることで、抜けに気づきやすくなります。

• 調査結果の反映：分担して調べた内容がすべて書面に入っているか
• 資料の日付：古い資料のまま作成していないか
• 買主の事情：ヒアリングで聞いた利用目的に関わる事項が説明されているか
• 修正の記録：どこをなぜ直したかを双方で共有できているか

判断に迷う記載があれば、どちらか一方の判断で済ませず、双方で確認したうえで社内の責任者や専門家に相談します。共同仲介では、どちらも買主に対して責任を負う立場にある前提で臨むのが安全です。

共同仲介で各業者がどこまで責任を負うかは、宅地建物取引業法などの定めと個別の事情によって判断されるものです。業者間の慣習や過去の案件の進め方を根拠に、自社の責任範囲を狭く見積もるのは避けてください。

不明点は、法令と自社規程を確かめたうえで、所属団体の相談窓口や弁護士などの専門家に確認します。調査の段階で司法書士や土地家屋調査士の知見が必要になる場面もあるため、日頃から相談できる相手を持っておくと動きが早くなります。

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共同仲介の重要事項説明で抜けが出るのは、分担があいまいなまま進むときです。決めるのは、申込の直後です。作成担当と調査の分担をそこで決め、契約日から逆算した期限を双方で共有します。最後に、調査結果と書面が一致しているかを両社で確かめる。責任範囲の判断は、法令と専門家で確認してください。次の案件では、申込が入った当日に分担の連絡を入れましょう。

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